Hva koster gjesteforberedelse, og hva bestemmer prisen på arbeidet?

Når folk spør meg hva gjesteforberedelse koster, svarer jeg at regningen sjelden handler om utstyr. Du trenger en telefon, et notatark og litt ro. Det som faktisk koster, er timene mellom første kontakt og selve samtalen. En fagperson skal finnes, forespørselen skal skrives, rammene skal avklares og spørsmålene skal bygges opp slik at samtalen får en tydelig retning.

I kurset kaller vi dette det usynlige arbeidet. Det vises ikke i det ferdige programmet, men gjestene merker det med en gang. En gjest som har fått en presis forespørsel og vet hva samtalen skal handle om, kommer bedre forberedt og bruker mindre tid på å finne ut hva du egentlig vil ha svar på.

Derfor mener jeg at kostnaden bør forstås som arbeidstid fordelt på noen få faste ledd. Når du ser leddene hver for seg, blir det lettere å vurdere hva du selv kan gjøre, og hva du heller vil ha veiledning på.

• Finne og vurdere aktuelle fagpersoner
• Skrive en forespørsel som er lett å svare på
• Avklare tema, lengde og rammer for samtalen
• Bygge og kutte spørsmålslisten

Den første e-posten eller meldingen til en gjest avgjør hvor mange runder du må ta senere. En uklar forespørsel gir motspørsmål, og hvert motspørsmål koster tid på begge sider. En god forespørsel sier hvem du er, hva samtalen skal brukes til, hvor lang den blir, og hva du ber gjesten bidra med.

Jeg anbefaler å skrive forespørselen slik at den kan besvares med ja eller nei på under ett minutt. Det betyr at du må vite hva du vil før du skriver, og det er der mye av forarbeidet ligger. Brukt tid her kommer igjen i lavere kostnad senere, fordi du slipper å rydde opp i misforståelser om format og tema.

I øvelsene våre bruker vi fiktive og politisk nøytrale case, slik at du kan øve på formuleringene uten at en ekte person står på mottakersiden. Du kan prøve deg frem, få tilbakemelding og skrive om, til forespørselen fungerer.

En kort samtale på femten minutter krever en annen forberedelse enn en time i studio med to gjester. Rammene du avklarer tidlig, styrer derfor omfanget: lengde, antall gjester, om samtalen skal tas opp eller sendes direkte, og om gjesten får se spørsmålene på forhånd.

Jeg ser ofte at deltakere undervurderer det siste punktet. Å dele temaene, men ikke de eksakte spørsmålene, er en vanlig avtale, og den må sies høyt. Uklare rammer gir ekstra korrespondanse, og ekstra korrespondanse er arbeidstid som ikke var planlagt.

Avklar også hva gjesten ikke skal spørres om. Det er en nøktern del av jobben og hører til nøytralitet: du viser respekt for grensene uten å gi bort kontrollen over samtalen. Jo tidligere dette er skrevet ned, desto mindre må du justere underveis.

• Lengde og format på samtalen
• Hvor mange gjester som deltar
• Hva gjesten får se på forhånd

Det er fristende å tro at en lang spørsmålsliste betyr god forberedelse. Min erfaring er det motsatte. En liste med tretti spørsmål tar lang tid å skrive, enda lenger å sortere, og gjør deg dårligere til å lytte når samtalen først er i gang. Seks til åtte gode spørsmål med tydelige oppfølginger er som regel nok til en halvtime.

Tidsbruken ligger i kuttingen. Du skriver først alt du lurer på, så grupperer du etter tema, fjerner dobbeltspørsmål og setter rekkefølgen slik at samtalen får en naturlig bue. Det er håndverk, og det lar seg lære, men det tar tid å gjøre grundig.

Husk at hvert spørsmål skal kunne besvares av nettopp denne gjesten. Spørsmål som krever kunnskap gjesten ikke har, gir korte og ubehagelige svar. Å kjenne gjestens fagfelt godt nok til å unngå dem er en del av forarbeidet, og en av grunnene til at research og gjesteforberedelse henger tett sammen.

• Skriv alt først, kutt etterpå
• Sorter etter tema, ikke etter innfall
• Planlegg oppfølgingsspørsmål til de viktigste

Fire ting presser tiden opp: en gjest med lite tid og mange henvendelser, et tema du ikke kjenner fra før, flere gjester som skal koordineres, og rammer som endrer seg underveis. Ingen av dem er feil i seg selv, men du bør regne med dem når du planlegger arbeidet.

Det som holder kostnaden nede, er mer kjedelig enn det høres ut. Faste maler for forespørsel og spørsmålsliste, en enkel sjekkliste for avklaringer og en fast tid til gjennomgang dagen før samtalen. Jeg bruker selv de samme tre arkene hver gang, og endrer bare innholdet.

Det betyr ikke at alt kan gjøres raskt. Et tema med mye fagspråk krever at du setter deg inn før du kan lage gode spørsmål, og det er tid som ikke kan kuttes uten at samtalen blir tynnere. Poenget er å bruke tiden der den gir mest, og ikke på ting som kunne vært avklart i én melding.

• Gjest med lite tid øker antall runder
• Ukjent tema krever mer research først
• Flere gjester betyr mer koordinering
• Faste maler gir jevnere arbeid

Mye av gjesteforberedelsen kan du gjøre alene, og kurset er bygd for det. Modulen går gjennom kontakt, rammer og spørsmålslister trinn for trinn, med øvelser du kan gjenta så mange ganger du vil. Du betaler da i tid, ikke i penger.

Veiledning lønner seg der du står fast: når forespørselen får få svar, når spørsmålene blir for vide, eller når du er usikker på om en liste fungerer i praksis. En ekstra person som leser listen din med friske øyne, finner ofte det du selv har lest forbi.

Vurder derfor hva som er flaskehalsen i din egen prosess. Er det å finne gjester, å skrive til dem eller å lage spørsmålene? Svaret viser hvor tiden din går, og dermed hvor du får mest igjen for å lære mer eller be om en gjennomgang av det du har laget.