Hvordan tar jeg kontakt med en fagperson som kan si nei?

Når deltakere på kurset skal forberede sitt første opptak, kommer det samme spørsmålet nesten hver gang: hvordan kontakter jeg en fagperson jeg ikke kjenner, og hva sier jeg hvis hun eller han takker nei? Bak spørsmålet ligger ofte en redsel for å være til bry. De fleste fagpersoner er vant til henvendelser, men de er også vant til uklare henvendelser, og det er de uklare som får et høflig nei.

Svaret vårt er enkelt å si og litt mer arbeid å gjøre: gjør det lett for den andre å si ja. Det betyr at du vet hva du vil spørre om, hvor lang samtalen blir, hvor den skal foregå og hva den skal brukes til. Når disse fire tingene står i første melding, handler svaret om temaet og ikke om hvem du er.

I dette notatet går jeg gjennom det jeg selv ber deltakerne gjøre i modulen Gjesteforberedelse, i den rekkefølgen det bør gjøres.

En god første melding er på fem–seks setninger. Den begynner med hvem du er og hvilket program eller prosjekt samtalen skal inngå i. Deretter sier du hvilket tema du vil snakke om, og hvorfor du mener akkurat denne personen kan det. Den siste delen er praktisk: omtrent hvor lenge samtalen varer, om den tas opp, og når du trenger svar.

Vi ber deltakerne unngå to feil. Den ene er å skrive for mye om deg selv og for lite om saken. Den andre er å love noe du ikke kan holde, for eksempel at samtalen blir publisert på et bestemt tidspunkt, eller at den får stor rekkevidde. Skriv det du vet, og la resten stå åpent.

Når du har sendt meldingen, gir du den andre tid. En påminnelse etter noen dager er greit, men skriv den like kort som den første og gjenta bare det som trengs for å svare.

• Hvem du er og hva samtalen skal brukes til
• Temaet, i én setning
• Omtrentlig varighet og om det tas opp
• Når du trenger svar

Mange vil gå rett på spørsmålslisten, men rammene avgjør hvor god samtalen kan bli. Hvis gjesten tror samtalen varer ti minutter og du har planlagt førti, får du korte svar eller en irritert gjest. Avklar derfor lengde, sted eller plattform, om samtalen er direkte eller tas opp, og om gjesten får se noe på forhånd.

Her er det en vanlig misforståelse: gjesten får ikke automatisk se ferdig redigert materiale. Si tydelig hva som gjelder i ditt prosjekt. Det vi anbefaler deltakerne, er å tilby temaet og hovedtemaene i rekkefølge, men ikke de ferdige formuleringene. Da kan gjesten forberede seg uten at samtalen blir innøvd.

Skriv rammene ned i en kort bekreftelse etter at gjesten har sagt ja. Den tjener begge parter hvis noe skulle bli uklart senere.

En spørsmålsliste er ikke et manus. Vi lærer deltakerne å starte med tre–fire hovedtemaer, og under hvert tema skrive to–tre spørsmål som kan stilles i flere rekkefølger. Det viktigste spørsmålet i hvert tema er det åpne: hva skjedde, hvordan henger dette sammen, hva overrasker folk mest ved dette?

Skill mellom spørsmål du trenger svar på og spørsmål du har lyst til å stille. Det første er nødvendig for at lytteren skal forstå saken. Det andre kan ofre seg når tiden går. Merk de nødvendige spørsmålene, så vet du hva som må med uansett.

Les listen høyt for deg selv. Hvis et spørsmål er så langt at du må puste midt i, er det to spørsmål. Hvis det inneholder en påstand, kan det omformuleres slik at gjesten får forklare i stedet for å bekrefte.

• Tre–fire hovedtemaer, ikke tretti spørsmål
• Åpne spørsmål først, presiseringer etterpå
• Merk de spørsmålene som må med

Et nei er sjelden et nei til deg. Ofte handler det om tid, om at temaet ligger utenfor det personen kan uttale seg om, eller om usikkerhet rundt formatet. Takk for svaret, og spør gjerne om vedkommende kan peke på noen andre som kjenner temaet. Det er et rimelig spørsmål, og svaret er ofte nyttig.

Hvis gjesten nøler, finn ut hva nølingen gjelder. Er det lengden, kan du foreslå en kortere samtale. Er det usikkerhet rundt hvordan svarene brukes, kan du forklare hva som skjer med opptaket. Du skal ikke presse, og du skal ikke lokke med noe du ikke kan holde.

I kurset øver vi dette med politisk nøytrale case, der en annen deltaker spiller gjesten. Det er overraskende nyttig å høre hvordan din egen formulering lyder når den kommer tilbake til deg.

Dagen før sender du en kort påminnelse med tid, sted og hvem som er med. Gå gjennom spørsmålslisten én gang til, og sjekk at du faktisk kan det som står i bakgrunnsmaterialet. Du trenger ikke å kunne alt, men du må forstå nok til å merke når svaret ikke henger sammen.

Forbered også innledningen: hvordan du presenterer gjesten, og hvilket første spørsmål som åpner samtalen. Det første spørsmålet bør være lett å svare på, slik at gjesten kommer i gang og du får høre stemmen og tempoet.

Til slutt: ta med en liste over det du ikke skal spørre om. Rammene du har avtalt gjelder også for deg, og en god forberedelse inkluderer det du lar ligge.

• Bekreft tid, sted og varighet
• Les bakgrunnsmaterialet én gang til
• Velg et lett første spørsmål